1Pooled ja rollid
See leping on sõlmitud Profflow’d kasutava ettevõtte (Klient) ja Profflow Analytics OÜ (Profflow) vahel. Finants- ja palgaandmete osas, mille Klient Profflow’sse toob, on Klient vastutav töötleja ja Profflow volitatud töötleja. Leping on kasutustingimuste osa ja kehtib Kliendi konto avamisest; allkirjastatud eksemplari saab küsida aadressilt hello@profflow.ee.
- Ettevõte
- Profflow Analytics OÜ
- Registrikood
- 17552133
- KMKR
- EE103006985
- Registrijärgne aadress
- Paekaare tn 10, Tallinn, Estonia
- Kontakt
- hello@profflow.ee
Raamatupidaja, finantsjuht või muu isik, kelle Klient oma ettevõttesse Profflow’s kutsub, tegutseb Kliendi nimel ja näeb andmeid Kliendi otsusel. Kliendi leping oma raamatupidajaga on eraldi.
2Mida töödeldakse ja miks
- Eesmärk — Profflow’ teenus: Kliendi andmete hoidmine, nende põhjal raha, maksude, aruannete ja prognooside arvutamine ning nende näitamine isikutele, kellele Klient on ligipääsu andnud.
- Laad — säilitamine, struktureerimine, arvutamine, kuvamine ja kustutamine. Profflow ei liiguta kunagi raha, ei esita deklaratsioone ega saada arveid Kliendi nimel.
- Andmesubjektid — Kliendi kasutajad ja kontaktisikud, töötajad ning kliendid ja tarnijad, kes on füüsilised isikud.
- Isikuandmed — kasutajate nimed ja e-posti aadressid; nimed, kontonumbrid ja makseandmed pangaväljavõtetes; nimed arvetel; töötajate nimed, palgad ja nendelt makstavad maksud.
- Kestus — kuni Kliendi konto on avatud, ja sellele järgnev kustutamise aeg (punkt 8).
3Profflow’ kohustused
- Profflow töötleb andmeid ainult Kliendi dokumenteeritud juhiste alusel: selline juhis on Profflow’ funktsioonide kasutamine Kliendi volitatud kasutajate poolt. Kui juhis rikuks seadust, teatab Profflow sellest.
- Kõik Profflow’s, kel on andmetele ligipääs, on kohustatud hoidma konfidentsiaalsust.
- Profflow ei kasuta andmeid oma eesmärkidel: ei müü, ei näita reklaami ega õpeta nendega mudeleid.
4Turvalisus
- Krüpteerimine edastamisel (TLS) kõikjal ning andmebaasis säilitamisel.
- Iga ettevõtte andmeid saavad lugeda ainult tema enda kontod: ridade tasemel turve andmebaasis ja rollid ettevõtte sees (omanik, finantsjuht, raamatupidaja, juht).
- Raamatupidamisprogrammide ja makseteenuste API-võtmeid kasutatakse ainult päringuks, millega need on antud, ja neid ei salvestata.
- Sisselogimine Supabase’i kaudu; asutaja tööriistad on eraldi parooliga suletud.
- Varukoopiaid teeb andmebaasi teenusepakkuja; vigu logitakse ilma finantssisuta.
5Alamtöötlejad
Klient lubab Profflow’l kasutada neid alamtöötlejaid, kellest igaüks on seotud oma andmetöötluslepinguga:
- Supabase — andmebaas ja sisselogimine, EL-is (Frankfurt).
- Vercel — veebilehe ja töölaua majutus (Frankfurdi piirkond).
- Resend — e-kirjade saatmine, näiteks sisselogimise lingid.
- Google (Gemini) — ainult siis, kui kasutaja esitab küsimuse „Küsi tehisintellektilt“: küsimus ja vastuseks vajalikud arvud.
Profflow teatab Kliendile e-posti teel 30 päeva enne alamtöötleja lisamist või vahetamist. Kui Kliendil on põhjendatud vastuväide ja lahendust ei leita, võib ta teenuse kasutamise lõpetada ning muudatusele järgneva perioodi eest makstu tagastatakse.
6Edastamine väljapoole EMP-d
Kui alamtöötleja töötleb andmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda, toimub see Euroopa Komisjoni tüüptingimuste või muu üldmäärusega lubatud kaitsemeetme alusel.
7Kliendi abistamine
- Andmesubjektide taotlustega: Klient saab Profflow’s ise andmeid vaadata, parandada, eksportida ja kustutada; mida seal teha ei saa, aitab Profflow.
- Turvalisuse, mõjuhinnangu ja järelevalveasutusega — Profflow’l oleva teabe ulatuses.
- Isikuandmetega seotud rikkumise korral: Profflow teatab Kliendile põhjendamatu viivituseta ja hiljemalt 48 tunni jooksul pärast sellest teada saamist, mis on teada ja mida tehakse.
8Lõpus
Enne konto sulgemist saab Klient oma andmed eksportida. 30 päeva jooksul pärast sulgemist kustutab Profflow Kliendi andmed, ka alamtöötlejate juurest, välja arvatud see, mida seadus nõuab säilitada. Varukoopiad aeguvad andmebaasi teenusepakkuja ajakava järgi.
9Auditid
Profflow annab Kliendile teabe, mis on vajalik selle lepingu täitmise näitamiseks. Kliendi või tema määratud audiitori kontroll on võimalik kord aastas, Kliendi kulul, 30-päevase etteteatamisega ja konfidentsiaalsust järgides.
10Vastutus ja õigus
Vastutus on kasutustingimustes sätestatud ulatuses. Lepingule kohaldatakse Eesti õigust; vaidlused lahendab Harju Maakohus.